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Sommerferienprojekt: Digitalisierung des Arbeitszimmers – 1

1. August 2014 by

In den Sommerferien habe ich viel freie Zeit. Diese möchte ich jedes Jahr für etwas sinnvolles nutzen. Dieses Jahr digitalisiere ich mein Arbeitszimmer. Ich hatte das schon länger vor, bisher fehlte mir jedoch die Zeit. Insbesondere die Frage nach der sinnvollen Ablage und Durchsuchbarkeit ist noch offen.

Bestandsaufnahme:
Fairphone 197In meinem Arbeitszimmer befinden sich 34 8cm-dicke Ordner und 18 5cm-dicke Ordner voll mit Unterrichtsmaterial (von mir, von ehemaligen Mitreferendaren), Mitschriften vom Studium, Zeitschriftenartikeln, von denen ich dachte, dass sie sinnvoll für meinen Unterricht sind. Ziel ist es, die Ordner auszusortieren und das, was ich wirklich benötige einzuscannen, um digital darauf zugreifen zu können.

Vorgehen:

Schon lange bevor ich anfing, recherchierte ich nach sinnvollen Dokumentenmanagementsystemen. Als ich nicht weiter kam, schickte ich andere Menschen in die Spur. Was ich suche ist aus meiner Sicht recht simpel: ich habe viele Dateien (pdfs, Worddokumente, jpgs, Videos, mp4, etc.) in einem Ordner und will, dass sie durch das System durchsucht werden können und mir situativ angezeigt werden. (jpgs, Videos und mp4 könnte ich verschlagworten, der Text sollte komplett durchsucht werden können). Das heißt: wenn ich eine Unterrichtsstunde zu Nietzsche und Religionskritik mache, möchte ich alle Dokumente dazu angezeigt bekommen. Außerdem wäre es schön, wenn meine Dokumente in sinnvollen Unterordnern automatisch (virtuell) abgelegt werden, z.B. der Nietzsche beim Thema Religionskritik aber auch im Ordner Wahrheit (z.B. meine Notizen zu „Wahrheit und Lüge im außermoralischen Sinn“). Beide sollten aufeinander verweisen, das Dokument aber nur an einer Stelle liegen für den Fall, dass ich es bearbeite.

Für Mac gibt es sowas kompaktes, für Windows gab es so etwas bis Februar 2014 (Es hieß Doo und hier ist ein Interview mit dem Chef über die Gründe, warum es eingestellt wurde. Ganz ehrlich: ich hätte auch Geld dafür bezahlt. Schade schade.)  Soweit ich das bisher sehe, bleibt mir nun nur Evernote, was zumindest einen Teil davon kann, was ich will. Allerdings muss ich alle meine Dokumente auf den Evernote-Server schieben und a) meinen Account mit lauter Zeugs belasten, in das ich vielleicht nicht nochmal reinschaue und b) es dann alles online liegt. Letzteres ist auch ein Vorteil, weil ich von überall darauf zugreifen könnte, aber es ist eben auch ein Nachteil aus meiner Sicht.

Soweit also dasFairphone 191 Problem der Archivierung. Mit dem Aussortieren und Einscannen komme ich ganz gut voran. Ich nutze zum Scannen den Kopierer in der Schule, der mir alles in pdfs auf meinen Stick speichert. (Leider ohne Texterkennung, das ist der nächste Schritt oder damit.) Das Scannen geht sehr schnell. Ich muss nur alle Ordner in die Schule tragen und wieder zurück.

Beim Aussortieren fand ich z.B. handgeschriebene Folien zu einem Vortrag, den ich in der Oberstufe über Nietzsche hielt oder auch Mitschriften aus einer Vorlesung über Nikolaus von Kues. Fairphone 192Außerdem die Quellenangabe unter einem Handout (ebenfalls als ich in der Oberstufe war) aus der Zeit bevor das Internet als Quelle schnell und einfach verfügbar war. Vieles davon wandert in die Altpapierkiste, da ich es seit 15 oder 20 Jahren nicht ein Mal angeschaut habe, es nur immer mit mir umgezogen ist. Meine Bücher behalte ich übrigens alle. Im Gespräch mit einer älteren Kollegin heute erfuhr ich, dass sie auch ihren Bücherbestand von Zeit zu Zeit ausmistet. Soweit bin ich aber noch nicht.

Fairphone 199Fazit bisher:

Ich habe bereits sechs dicke Ordner aussortiert, dreieinhalb blieben noch übrig zum einscannen. Drei davon sind bereits eingescannt. Das Problem mit der Archivierung und Wiederfindbarkeit bleibt vorerst bestehen.  

To do:

Ich schaue mir ein paar weitere Dokumentenmanagementsysteme an. Bisher bin ich mit keiner Lösung wirklich zufrieden. Leider erwarten alle, die ich bisher fand, dass ich meine Dokumente dort hochlade (z.B. Filee, Gini). Das möchte ich nicht. Leider sieht es beim Elektronischen Leitzordner nicht so aus, als könne man Dokumente an mehreren Stellen ablegen. Wie macht ihr das mit der Ablage?

 


8 Responses to Sommerferienprojekt: Digitalisierung des Arbeitszimmers – 1

  1. Herbert

    Du kannst bei Evernote lokale Notizbücher anlegen, der Vollindex in Evernote wird trotzdem aufgebaut: die PDF-Dokumente gehen nicht über den Server, sondern die OCR-Informationen innerhalb einer PDF werden von der lokalen Evernote-Software ausgelesen. Einzige Bedingung: Du musst vorab OCR drüberlaufen lassen

  2. frauschuetze Post author

    @Herbert: vielen Dank! das probiere ich aus!

    @Nicola: DevonThink wäre genau das, gibt’s aber leider nur für Mac.

  3. dreamchipper

    Ich nutze einen Scansnap ix 500 Dokumentenscanner, der scant sehr schnell, doppelseitig und justiert dabei auch richtig nach, wenn das Blatt etwas schief wäre. Beim
    Scannen wird gleichzeit ein durchsuchbares PDF erzeugt, das landet dann automatisch in DEVONthink. Ich drücke nur den einzigen Knopf am Scanner und schon landen die Daten in DEVONthink.
    Ich habe es noch nicht versucht, aber man kann wohl das Mac OS X auch auf einem PC installieren. Einfach mal danach googeln. Dann könntest du die Testversion (zeitlich begrenzt voll nutzbar) von DEVONthink nutzen und sehen, ob es was für dich ist und du nicht vielleicht ganz auf nen Mac umsteigen willst! Es gibt auch eine App für iOS von DEVONthink, um die Datenbank auch mit dir führen zu können. Diese App wird zur Zeit überarbeitet, ist nicht schlecht aber Evernote ist hier intuitiver finde ich. Der Vorteil: du musst bei DEVONthink nichts übers Netz machen, alles lokal über WLAN zu synchronisieren.
    Ansonsten nutzen Kollegen von mir OneNote von Microsoft zur Verwaltung ihrer Materialien. Ich selbst habe dazu keine Erfahrungswerte.

  4. dreamchipper

    Hallo! Ich nutze auch DEVONthink am Mac. Vielleicht kannst du versuchen OS X Mavericks auf einem PC zu installieren und mit der zeitlich begrenzten Vollversion Von DEVONthink mal testen, ob sich ein Umstieg auf den Mac nicht doch lohnen würde 🙂
    Ich drücke den einzigen Knopf an meinem Scansnap iX 500 Dokumengenscanner und dann schickt der Scanner ein PDF mit OCR direkt an DEVONthink. Hier gibt es auch eine iOS-App, um die Datenbank auch auf mobilen Geräten synchron zu haben. Die App ist nicht so intuitiv wie evernote finde ich, aber laut Hersteller wird die IOS-App grundlegend neu programmiert. Devonthink braucht auch nur einen WLAN-Sync, finde ich besser als Traffic kaufen zu müssen für evernote.
    Kollegen von mir nutzen Microsoft OneNote für ihre Dokumentenverwaltung. Ich selbst habe dazu keine Erfahrungen.

  5. Isenland

    Hallo! Da ich derzeit in einem ähnlichen Projekt (Ordner digital.) stecke, würde mich interessieren, ob jemand Erfahrung mit dem neuen Scansnap Evernote Edition hat, da ich alles in Evernote packe. Lt. Beschreibung soll der Scanner ja die Dokumente gleich den richtigen Notizbüchern zuordnen können, was ja schon mal eine recht hübsche Arbeitserleichterung wäre. Herzlichen Dank 🙂

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